<div dir="ltr">Is all the travel project specific? If so, can we have the projects review and approve?<div><br></div><div>Stormy</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Tue, Jul 19, 2016 at 7:57 PM, Karen Sandler <span dir="ltr"><<a href="mailto:karen@sfconservancy.org" target="_blank">karen@sfconservancy.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">As many of you know, the travel policy has caused a tremendous amount of work<br>
for Conservancy, where we have to track all of the appropriate records to<br>
demonstrate that the policy was followed.  Our policy is designed to make<br>
sure that no funds are inappropriately used or wasted to ensure maximum<br>
benefit to our charitable mission, while allowing as much flexibility as we<br>
can to travelers (for example, travelers can pick their own airlines and<br>
times provided that they save a search showing that the fare is reasonable).<br>
<br>
Over the number of years, we've found that this doesn't always work out well.<br>
Many travelers, particularly those new to the policy or who only travel once<br>
on behalf of the project,  don't read the rules and leave Conservancy without<br>
adequate documentation.  Further, the goal of keeping the spending to<br>
reasonable amounts gets lost for smaller trips. We also find that we're<br>
spending more and more staff time scrutinizing smaller travel. After a lot<br>
of thought, we've decided the documentation we currently require for smaller<br>
reimbursement amounts may not be necessary for what we want to accomplish.<br>
We still think that the policy as it stands does a good job when the<br>
expenses are higher.<br>
<br>
We'd like to propose a blanket exception on receipts for anything $500 or<br>
less, so long as we get attestations by both the PLC and the traveler that<br>
they have indeed followed the policy. The rules would still apply, and we'd<br>
still require a report on what was accomplished during the event. PLCs, if<br>
they'd like more documentation before they provide their attestation, can<br>
require receipts if they want, but they'd be responsible for evaluating and<br>
organizing them.  I think this is a sensible limit for all of our projects.<br>
<br>
Of course this is subject to our board as well as our outside auditor's<br>
approval.<br>
<br>
The relevant excerpt is below and you can review it in context at<br>
<br>
<a href="https://k.sfconservancy.org/policies/pull-request/4/_/five-hundred-dollar-receipt-limit" rel="noreferrer" target="_blank">https://k.sfconservancy.org/policies/pull-request/4/_/five-hundred-dollar-receipt-limit</a><br>
<br>
karen<br>
<br>
-------------<br>
<br>
For any travel reimbursement requests that are $500 or less for all<br>
expenses related to a single trip, no receipts or fare search are required<br>
to be provided with the reimbursement report, provided that:<br>
<br>
* the traveler attests that all expenses are bonafide and within the<br>
travel policy requirements, includes their aforementioned trip<br>
report and indicates the dates of travel, and<br>
<br>
* the PLC attests that to the best of its knowledge, the expenses<br>
were appropriately incurred and within the travel policy, that<br>
the travel did in fact occur.<br>
<br>
PLCs may at their discretion impose any additional documentation required<br>
for PLC approval.<br>
<br>
<br>
<br>
Karen M. Sandler<br>
Executive Director, Software Freedom Conservancy<br>
__________<br>
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</blockquote></div><br></div>