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<div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Jul 20, 2016 11:57 PM, "Bradley M. Kuhn" <<a href="mailto:bkuhn@sfconservancy.org">bkuhn@sfconservancy.org</a>> wrote:<br type="attribution"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Proposal for travel policy "90 day late" rule.  Patch is attached, and<br>
can be found here:<br>
 <a href="https://k.sfconservancy.org/policies/pull-request/5/_/reject-90-day" rel="noreferrer" target="_blank">https://k.sfconservancy.org/policies/pull-request/5/_/reject-90-day</a><br>
<br>
Reasoning:<br>
<br>
I think Conservancy needs to outright reject travel reimbursement<br>
requests after 90 days.<br>
<br>
In theory, the "Board of Directors approval for 90 days late" rule was<br>
originally instituted to make it clear that reimbursements beyond 90<br>
days were really difficult for Conservancy to process.<br>
<br>
In practice, the rule has meant that travelers simply believe that they<br>
"have another out" if they are late, and late reimbursement requests put<br>
an undue burden on Conservancy staff for special processing, and they<br>
create extra work for our volunteer Board of Directors.<br>
<br>
As such, Conservancy should simply rejects reimbursement requests that<br>
are received 90 days or more after the last day of travel.<br>
<br>
As a bookkeeping matter, the books are typically closed once 90 days<br>
have passed, and this is particularly important when an audit has begun.<br>
I've delayed the audit-prep this year in part to deal with untimely<br>
expense reports, but it really is unreasonable for travelers to wait so<br>
long to submit their expense reports, and it is a factor (in multiple<br>
ways) that causes Conservancy to be behind on bookkeeping.<br>
<br>
I admit that I once used the existing 90 day rule and got Board of<br>
Directors approval for a late travel reimbursement, so I'm taking away<br>
something that I've benefited from.  But I still think it's right<br>
because I just don't think it's good policy, even if it helped me once.<br>
<br>
Travel Policy Patch:<br>
<br>
<br>--<br>
Bradley M. Kuhn<br>
President & Distinguished Technologist of Software Freedom Conservancy<br>
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<br></blockquote></div></div>